Amit a Belső visszaélés-bejelentési rendszerről tudni érdemes

Legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében Foglalkoztatóknak és a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó foglalkoztatóknak a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény alapján Belső visszaélés-bejelentési rendszert kell üzemeltetni.

Határidők: 2023. július 24-től a 249 foglalkoztatotti létszám feletti gazdasági társaságok és a Pmt. hatálya alá tartozók (lejárt határidő), 2023. december 17-től a 49 fő foglalkoztatotti létszám feletti gazdasági társaságok. Az állami és önkormányzati szervekre eltérő követelmények vonatkoznak.

A Foglalkoztató létrehozhat önkéntesen is ilyen rendszert és bejelenthető ebben a Foglalkoztató által meghatározott közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő belső magatartási szabályok, etikai kódex megsértése is.

A rendszert a Foglalkoztatónál erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti, vagy a Foglalkoztató a működtetéssel megbízhat más külső szervezetet, bejelentővédelmi ügyvédet. A visszaélés-bejelentési rendszer működtetése a gyakorlatban jogi kompetenciát igényel, de a Foglalkoztató a bejelentések kivizsgálásában igénybe vehet szakértőket is. A rendszer Működtetőjéről és a Bejelentések kivizsgálásában részt vevőkről tájékoztatást kell adni.

Magyar tulajdonú fejlesztő és adatvédelmi cég vagyunk, online, felhasználóbarát e-Jelent SZOFTVER-t kínálunk a törvényi megfelelés támogatására, mely a foglalkoztató weboldalába beágyazható bejelentő űrlapon bizalmas módon fogadja a bejelentéseket, a Működtetőt támogatja a folyamatok menedzselésében, automatikus értesítéseket küld. Rendelkezik a törvény által előírt dokumentumokkal, biztonságos, felhasználóbarát működést biztosít a működtetésre kötelezett Foglalkoztatók és a Bejelentők számára.

Az e-Jelent SZOFTVER-re épülően szakjogász közreműködésével SZAKÉRTŐI MŰKÖDTETŐ SZOLGÁLTATÁS-t nyújtunk a munkáltatói visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére kötelezett foglalkoztatóknak, akik nem tudják biztosítani a bejelentések fogadása és kivizsgálása során a pártatlanságot, a bejelentések kezeléséhez nem rendelkeznek az elvárt jogi ismeretekkel vagy támogatni kívánják a működtetésre kijelölt felelőst.

Vállalunk a foglalkoztató Működtető szakmai támogatására KIVIZSGÁLÁSBAN RÉSZTVEVŐ feladatokat is az igények szerinti, egyeztetett szolgáltatásokra, szakkérdésben állásfoglalásra, intézkedésekre javaslattételre vagy a bejelentés kivizsgálásának menedzselésében való segédkezésre.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni a törvényben meghatározott személyeknek (a foglalkoztató által jelenleg vagy múltban foglalkoztatott vagy jogviszonyt létesíteni kívánó személynek, tevékenységet végző gyakornoknak és önkéntesnek, a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló, állt létesíteni kívánó egyéni vállalkozónak, egyéni cégnek, szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozónak, alvállalkozónak, beszállítónak, ezek megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személyeknek, illetve a foglalkoztatónál tulajdonosi részesedéssel rendelkező, az ügyviteli, ügyvezető, felügyelő testületéhez tartozó személynek, nem ügyvezető tagnak).

A visszaélés-bejelentési rendszert működtetőnek az adatkezelési elvek, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kell kialakítani a rendszer működtetését úgy, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásokra és adatkezelési szabályokra, az érintettek tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jogára és jogorvoslatokra vonatkozó eljárásokról érthetően tájékoztatást kell nyújtani.

A jogosult a bejelentést írásban, telefonon, hangüzenetküldő rendszer útján vagy személyesen teheti meg, melyekre különböző eljárási szabályok vonatkoznak, de a Működtetőnek a bejelentést tartós és visszakereshető formában rögzíteni szükséges, a bejelentésben foglaltakat ki kell vizsgálnia a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül, az elvárt tájékoztatási és bizalmassági kötelezettségek biztosításával.

Ha nem állnak fenn a bejelentés kivizsgálásának mellőzésére vonatkozó feltételek, akkor a bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, egyéb visszaélések orvoslására, illetve büntetőeljárás kezdeményezése indokolt esetében intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A bejelentőt írásban tájékoztatni kell a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről, jogorvoslati lehetőségeiről.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer szereplőinek (a Bejelentő, a Bejelentésben érintett - a bejelentés alapjául szolgáló cselekményt, mulasztást vélelmezhetően elkövető személy és a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyek) adatai csak a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők. A bejelentések intézése által indokolt dokumentációkat az előírt megőrzési időig elkülönítetten és bizalmasan kell tárolni, a nem kezelhető adatokat törölni kell.

A visszaélések bejelentésének módját a törvényben meghatározottak szerint a Foglalkoztató alakítja ki.
Az eJelent szoftverünk segítségével a Bejelentő tájékoztatására az online bejelentő felületen megjelenítésre kerül a Foglalkoztató által szerkeszthető, a törvény által elvárt adattartalmú eljárási szabályzat és adatkezelési tájékoztató.

Az eJelent SZOFTVER:

• a megbízó Foglalkoztató weboldalába beágyazható bejelentő űrlapon, beállítható bejelentési kategóriához tartozóan beérkező bejelentéseket fogadja bizalmasan, korlátlan számban (a Bejelentő és a Bejelentésben érintettek személyes adatait kizárólag az arra jogosultak ismerhetik meg);
• a bejelentéseket nyilvántartja, életútjuk automatikus, színekkel is megkülönböztetett státusz jelölésekkel nyomon követhető a bejelentés érkezésétól a vizsgálat szakaszain át a lezárásáig (új, folyamatban, elutasítva, intézkedéssel zárva, mellőzve);
• a folyamatokat menedzseli automatikus értesítésekkel (a bejelentés megtételének visszaigazolása, felhasználók értesítése új bejelentés érkezéséről, jogosultságok kiosztásáról és visszavonásáról, értesítések a bejelentés szereplői által küldött észrevételekről, tájékoztatás a vizsgálat mellőzéséről, lezárásáról);
• biztosítja a kommunikációt a bejelentés szereplőivel (Bejelentővel, kivizsgálásban résztvevőkkel, bejelentésben érintettekkel, érdemi információval rendelkezőkkel);
• biztosítja a kiemelt jogosultságú koordinátor és korlátlan számú, bejelentéshez rendelt operátori szerepek szétválasztását és a jogosultságok nyilvántartását;
• hazai adattárolást, biztonságos rendszerüzemeltetést, kétfaktoros hitelesítést, naplózást, napi biztonsági mentést biztosít;
• kétnyelvű, magyar és angol felületet biztosít (hamarosan);
• 2 óra online bevezetési támogatást, felhasználói oktatást tartalmaz;

A MŰKÖDTETŐ SZOLGÁLTATÁS keretében az eJelent SZOFTVER-rel szakjogász közreműködésével vállaljuk:

• kapcsolattartást a Bejelentővel és az eljárás egyéb résztvevőivel;
• a törvény szerint elvárt tájékoztatásokat az érintettek részére;
• a Foglalkoztató tájékoztatását, intézkedési javaslattételt;
• a Bejelentő tájékoztatását a bejelentés kivizsgálásáról, annak eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről;
• az eljárás egyéb résztvevőinek tájékoztatását a kivizsgálás lezárásáról;
• a bejelentések intézése által indokolt dokumentációk, kivonatok készítését, elkülönített tárolását az eJelent szoftverben az előírt megőrzési időig;

A KIVIZSGÁLÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZOLGÁLTATÁS keretében az eJelent SZOFTVER-rel szakjogász közreműködésével a megbízó Foglalkoztató igényei szerinti egyeztetett szolgáltatást vállalunk a Működtető (Foglalkoztató által kijelölt személy vagy szervezeti egység) szakmai támogatására (a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságának értékelése, szakkérdésekben állásfoglalás, intézkedésre javaslattétel, segédkezés a bejelentés kivizsgálásának menedzselésében).