A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER LÉTREHOZÁSÁRA ÉS MŰKÖDTETÉSÉRE VONATKOZÓ KÖTELEZETTSÉG AZ ÖNKORMÁNYZATI SZERVEKNÉL
2025. január 01-től kötelezően az alábbi foglalkoztatóknak belső visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehozni:- A legalább 50 főt foglalkoztató, 10 000 fő lakosságszám feletti helyi önkormányzatnak,
- a legalább 50 főt foglalkoztató alábbi szervezeteknek:
- a helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervnek
- a helyi önkormányzat tulajdonában álló szervezetnek, gazdasági társaságnak
- a helyi önkormányzat tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezetnek, gazdasági társaságnak
- a helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezetnek, gazdasági társaságnak
A foglalkoztatotti létszám meghatározása: A Panaszt. értelmében a foglalkoztatott definíciója alatt azt a természetes személyt kell érteni, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi. A tipikus munkaviszonyban, közalkalmazotti, köztisztviselői jogviszonyban foglalkoztatottakon kívül e körbe tartoznak az atipikus foglalkoztatási formák is, pl. az egyszerűsített foglalkoztatás és az alkalmi munkára irányuló jogviszony, ide sorolható a Ptk. szerinti megbízási, vállalkozási jogviszony is, ha visszterhes szerződés köttetett a foglalkoztató és a természetes személy között, de a foglalkoztatotti létszámba beleértendő a közfoglalkoztatási jogviszony keretében foglalkoztatottak létszáma is.
A Belső visszaélés-bejelentési rendszer egy szervezet által megvalósított intézkedések összessége, amely ösztönzi a foglalkoztatottakat, bejelentésre jogosultakat arra, hogy feltárják a szervezet működését jelentős mértékben befolyásoló káros körülményeket, és amelynek célja a káros körülmények felszámolása, a jogsérelem orvoslása.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A bejelentéseket a működtetők csak saját hatáskörük esetén vizsgálják ki, egyéb esetben (pl. büntetőeljárás) a hatáskörrel rendelkező szerv részre át kell tenni.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:- a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
- a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, ill. megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- a foglalkoztatóval a 4), 5) vagy 7) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
- az a személy, akinek a 4), 5) vagy 7) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
Mit kell biztosítania belső visszaélés-bejelentési rendszer bevezetéséhez és működtetéséhez?
- Önkormányzat és költségvetési szerv esetén a rendszer működtetésével nem bízható meg külső szervezet, de a munkát támogathatja külső Compliance tanácsadó.
- A helyi önkormányzat tulajdonában vagy helyi önkormányzat, költségvetési szerve tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezet, gazdasági társaság a működtetéssel és a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel megbízhat külső szervezetet, bejelentővédelmi ügyvédet, de az összeférhetetlenségi szabályok szerint megbízási szerződés nem köthető olyan szervezettel, bejelentővédelmi ügyvéddel, aki a foglalkoztatóval más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy akivel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt.
- A vizsgálatot igénylő bejelentések kivizsgálásához célszerű un. etikai bizottság felállítása, amelyet állandó, a vizsgálatokhoz minden esetben bevonandó szakterületi vezetők és speciális esetben meghívott tagok alkotnak.
- Bejelentési csatorna – olyan infrastruktúrát kell kialakítani, mely biztosítja az írásban VAGY szóban tett bejelentések bizalmas fogadását. A rendszer kialakítása és működtetése során különös figyelmet kell fordítani a személyes adatok védelmére, a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben megnevezett, további érintett személy személyes adatait az arra jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
- Érvényes és hatályos belső szabályozók:
- a bejelentések intézésének rendjére vonatkozó egyedi eljárásrendet és kapcsolódó dokumentációt, űrlapmintákat kell készíteni és publikálni
- a meglévő, pl. iratkezelési-, a szervezeti integritást sértő események kezelési eljárásrendek nem lehetnek ellentétesek az új eljárásrenddel, szükséges felülvizsgálni és összehangolni a szabályzórendszert
- adatkezelési tájékoztató készítése, adatvédelmi nyilvántartásba vétel
- a működtetésre kijelölt személy vagy szervezeti egység, ill. ha létrehozzák, akkor az etikai bizottság jog- és hatásköreit, szervezeti függetlenségét szükséges rögzíteni SZMSZ-ben, munkaköri leírásokban
- Oktatás, tudatosítás – Szükséges a működtetésre kijelölt személy, szervezeti egység és a vizsgálatokhoz bevont vezetők működtetői feladatainak oktatása, ill. célszerű az érintettek informálása - figyelembe véve, hogy a Foglalkoztató érdeke saját hatáskörében kezelni a munkavállalók és üzleti partnerek problémáit.
Lehet közösen biztosítani a feltételeket - a belső visszaélés-bejelentési rendszert a helyi önkormányzat és az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv közösen is létrehozhatja és működtetheti, mely előnyös a létrehozásra a foglalkoztatotti létszám vagy a település lakosságszám miatt nem kötelezett önkormányzat és hivatala között is.
- bejelentés „intézésére” előírt határidő: 30 nap, de legfeljebb 3 hónap
- bejelentés beérkezését követő rövid vizsgálat: mellőzhetőség kérdése – azonosíthatatlan bejelentő, nem a jogosulttól származik, ismételt bejelentés, bagatell ügy
- értesítési kötelezettségek:
- 7 napos visszaigazolás, beleértve az eljárási és adatkezelési szabályokat
- határidő hosszabbítása
- mellőzés ténye és indoka vagy érdemi vizsgálat eredménye és indoka, a megtett vagy tervezett intézkedések
- harmadik személy érintő bejelentések: tájékoztatási kötelezettség a vizsgálat megkezdésekor a bejelentésről, az őt megillető jogokról, adatkezelésről
- vizsgálat célja, lezárása: bejelentésben foglalt körülmények helytállóságának megállapítása, jogsérelem orvoslása, a szükséges intézkedések meghozatala
- jogorvoslat kérdése: a bejelentés mellőzése vagy a kivizsgálás tárgyában hozott döntés ellen nincs helye jogorvoslatnak, a munkáltatói intézkedéssel szemben az intézkedés alanya az intézkedésre irányadó törvény alapján jogosult jogorvoslattal élni. A döntésben foglaltakkal való egyet nem értés esetén a bejelentő jogosult az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési csatornán bejelentést tenni vagy a bejelentését nyilvánosságra hozni.
Ellenőrzésre kijelölt szerv: foglalkoztatás-felügyeleti hatóság, adatkezeléssel kapcsolatban a NAIH
Szankciók: figyelmeztetés, közigazgatási intézkedés (kötelezés).- Szabálysértést követ el az, aki a bejelentővel szemben hátrányos jogkövetkezményt alkalmaz, aki a bejelentés megtételét akadályozza vagy megkísérli akadályozni akár azzal, hogy nem alakítja ki a rendszert.
- Reputációs károk jelentősek lehetnek akkor, ha nem vagy nem megfelelő módon kezelik a bejelentéseket, mert a Bejelentő az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési csatornán is jogosult bejelentést tenni vagy a bejelentését nyilvánosságra hozhatja.
- Ha a visszaélés-bejelentési rendszer nem védi a természetes személy szereplők személyes adatait, a Foglalkoztató pl. levelező rendszerén keresztül nem biztonságos csatornát biztosít a Bejelentő számára, az adatokról illetéktelen személyek is tudomást szereznek vagy megsérül a célhoz kötött adatkezelés és a korlátozott tárolhatóság elve, akkor a GDPR-nak való megfelelés elmulasztása magas bírságot vonhat maga után. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogok felügyelete a NAIH hatáskörébe tartozik.
- A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) II. Fejezet
- Az Európai Unió és a Tanács 2019. október 23-i (EU) 2019/1937 irányelve az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről
- Az Európai Unió és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete, „GDPR”
- Elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására köteles kormányzati szervek kijelöléséről szóló 225/2023. (VI. 8.) Korm. rendelet
- A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény 206/A.§. A bejelentő üldözése tényállás
Az önkormányzati szféra nem marad magára a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakításának és működtetésének kötelezettségével. Bejelentések fogadását biztosító szoftvert számos cég kínál, de a vonatkozó szabályozás bonyolultsága, az önkormányzati szervekre vonatkozó sajátosságok és a visszaélés-bejelentési rendszer nem megfelelő kialakítása, működtetése során elszenvedhető joghátrány miatt érdemes olyan külső szakértő csapatot igénybe venni, mely nemcsak a Panasztörvény értelmezésében segít, hanem adatvédelmi és informatikai biztonsági szakértő is, ill. a rendszer működtetésére komplett megoldást kínál anélkül, hogy önkormányzat és költségvetési szerv esetén jogellenesen részt venne a bejelentések kivizsgálásban.
Saját fejlesztésű online e-Jelent menedzsment szoftvert kínálunk a törvényi megfelelés és a közös üzemeltetés támogatására nettó 5.600 Ft havidíjtól, mely nem üres bejelentésfogadó. Saját weboldalba beágyazható bejelentő űrlapon bizalmas módon fogadja és elkülöníti a különböző foglalkoztatókhoz érkező bejelentéseket, a működtetőt támogatja a folyamatok menedzselésében. Rendelkezik a törvény által előírt dokumentumokkal, formalevelekkel támogatott többirányú kommunikációt, biztonságos, felhasználóbarát működést biztosít a működtetésre kötelezett foglalkoztatók és a bejelentők számára. A szoftver a település helyi önkormányzat lakosságszámától függő éves díj ellenében használható a megrendelést követő munkanaptól.
Az eJelent szoftver mellé szakmai bevezetési támogatást biztosítunk, szabályzat adaptációval, melynek keretében elvégezzük a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakításával, bevezetésével, a szabályzatok, eljárásrendek kialakításával, a meglévők felülvizsgálatával és kiegészítésével kapcsolatos szakmai munkát. Elkészítjük a bejelentések intézésének rendjére vonatkozó egyedi eljárásrendet és az adatvédelmi előírásoknak megfelelő dokumentációt, a szakmai ajánlásoknak megfelelő hivatásetikai alapelveket (Etikai Kódex mintát), Képzési anyagot és online gyakorlati tréninget biztosítunk.
Az eJelent szoftver és szakmai bevezetési támogatást mellé Compliance tanácsadás - rendelkezésre állás és eseti szolgáltatást is vállalunk azon szervezetek számára, akiknél a működtetésre kijelölt munkavállalók szakmai támogatást igényelnek a bejelentések minősítése, a vizsgálatot nem igénylő bejelentések mellőzése, ill. a vizsgálatot igénylők kivizsgálásában. A tényleges vizsgálatokban közreműködésért a ráfordított órák számától függő eseti díjat kell fizetni kedvezményes árlista alapján.
ÁRLISTA
eJelent belső visszaélés-bejelentő szoftverre,
a visszaélés-bejelentési rendszer bevezetéséhez kapcsolódó szakmai támogatásra, Compliance
tanácsadás szolgáltatásra
- 50 főnél kevesebb személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztató, belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására nem kötelezett helyi önkormányzat számára az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek közös üzemeltetéséhez ingyenesen biztosítjuk a szolgáltatást (a belső visszaélés-bejelentési rendszert csak a helyi önkormányzat és az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv hozhat létre és működtethet közösen).
- Az IP Monitoring Kft. elektronikus információs rendszerek biztonságáért felelős megbízásra, GDPReg adatkezelési rendszerre és/vagy adatvédelmi tisztviselő szolgáltatásra szerződött vagy szerződő ügyfeleink számára egyedi, min. 10 % kedvezményt biztosítunk (kivéve közös üzemeltetés kedvezménye, ha a nem kötelezett számára ingyenes a szolgáltatás). Adatvédelmi szolgáltatásunk iránt is érdeklődjön elérhetőségeinken, további információ: dgpreg.hu
SZOLGÁLTATÁSAINKRÓL ÉRDEKLŐDHET, EGYEDI AJÁNLATOT KÉRHET ELÉRHETŐSÉGEINKEN:
Adatai megadását követően felvesszük Önnel a kapcsolatot!
Székhely:
Sport u. 15.
Iroda, levelezési cím:
Tinódi u. 10.